Typeform’dan HubSpot ve Slack’e öğleden önce lead gönderen Make otomasyonunu nasıl kurarsın

Bir lead Typeform’daki formu doldurduğunda, manuel aktarımda geçen her dakika ilk teması geciktirir ve CRM’deki verinin değerini düşürür. Make’teki bir senaryo bu süreci basit ve güvenilir bir akışa dönüştürür: yanıtı alır, HubSpot’ta doğru kaydı oluşturur ya da günceller, ardından lead hâlâ sıcakken Slack’te ilgili kanalı bilgilendirir. Bu rehber marketer’lar, Sales Operations ekipleri, founder’lar ve otomasyon geliştiricileri için hazırlandı. Amaç, bir gün içinde tamamlayabileceğin pratik bir kurulum sunmak; aşırı tasarım ya da gereksiz karmaşıklık yok. Sonuç: daha düzenli bir lead toplama süreci, daha az tekrar eden kayıt ve ekibin gerçekten kullandığı Slack bildirimleri. Workflow’u baştan net planlarsan, kurulum çok daha hızlı ilerler.

01🗺️Lead nitelendirme workflow’unu planla

Make’i açmadan önce veri akışını haritalandır. Basit bir üç sütun modeli kullan: Typeform → HubSpot → Slack. Her sütunun altına, biri form gönderdiğinde tam olarak ne olması gerektiğini yaz. Örneğin: «Yeni demo talebi Typeform’da gönderildi», «HubSpot’ta contact oluştur veya güncelle» ve «Slack’te sales kanalına bildirim gönder».

Otomasyonun Typeform’dan hangi alanları alması gerektiğini listele. En azından şunları ekle:

• Ad ve soyad
• E-posta adresi
• Şirket adı
• Unvan veya görev alanı
• Satış sürecinde kullanıyorsan telefon numarası
• Lead kaynağı, örneğin Typeform - Demo Request
• Şirket büyüklüğü, bütçe, zaman çizelgesi veya ürün ilgisi gibi nitelendirme yanıtları
• Gerekliyse marketing iletişimi onayı

Sonra HubSpot’ta hangi kaydı oluşturmak istediğini belirle. Yarım günde tamamlayabileceğin basit bir kurulum için ana kayıt olarak Contact kullan. Satış ekibi deal’lerle çalışıyorsa, Deal’in ne zaman oluşturulacağını en baştan belirle: örneğin yalnızca lead «Bu ay satın almaya hazırım» seçerse ya da şirket büyüklüğü belirli bir eşiği aşarsa. Pipeline, deal stage ve adlandırma kuralını da yaz; örneğin Şirket adı - Demo talebi.

Ardından Slack hedefini seç. #new-leads veya #sales-alerts gibi tek bir kanal belirle ve her bildirimi kimlerin görmesi gerektiğine karar ver. İlk testleri çok kalabalık bir genel kanala gönderme.

Her şey kurulmadan önce owner atama kurallarını da netleştir. Örneğin: Enterprise şirketlerden gelen lead’leri belirli bir kişiye yönlendir, Support inquiry olarak işaretlenen talepleri sales ekibine gönderme ya da eşleşen kural yoksa HubSpot’taki owner alanını boş bırak. İlk sürümde 2–4 kural ile sınırlı kal.

Bu aşamayı, amacını özetleyen tek bir cümleyle bitir: «Typeform’dan gelen her geçerli gönderim HubSpot’ta bir contact oluşturur ya da günceller, gerekirse uygun bir deal açar ve Slack’e ad, şirket, e-posta, nitelendirme yanıtları ve HubSpot lead linkiyle bildirim gönderir». Bu harita hazır olduğunda, araçları birbirine bağlamadan önce tüm hesapları hazırlamaya geç.

02⚙️Gerekli hesapları ve alanları hazırla

Make’i açmadan önce bağlı tüm uygulamaları hazırlayın; böylece eksik field’ları veya yetersiz izinleri düzeltmek için zaman kaybetmezsiniz. Typeform ile başlayın ve formun satış ekibinin ihtiyaç duyduğu tüm verileri topladığından emin olun. En az Ad, E-posta, Şirket ve «Neye ihtiyacınız var?» ya da «Ne zaman başlamak istiyorsunuz?» gibi bir nitelendirme sorusu ekleyin. Lead’leri bölge, ürün, şirket büyüklüğü veya aciliyet düzeyine göre yönlendirmeniz gerekiyorsa, Make’in tutarlı veri alması için bu soruları zorunlu yapın.

HubSpot’ta otomasyonun yalnızca Contact mı yoksa hem Contact hem de Deal mi oluşturması gerektiğine karar verin. Scenario’yu kurmadan önce gereken tüm özel property’leri oluşturun. Örneğin Lead source detail, Typeform interest, Requested timeline veya Form submission ID gibi property’ler ekleyin. Property türünü Typeform yanıtına göre seçin: kısa yanıtlar için tek satırlık metin, sabit değerler için dropdown, tarih için date picker ve sayısal veriler için number. Deal gerekiyorsa, hedef pipeline ve stage’i gözden geçirip adını aynen not edin; örneğin «Sales Pipeline» ve «New Lead».

Sonra Slack’i hazırlayın. #new-leads veya #sales-alerts gibi bir kanal oluşturun ya da var olanı seçin ve lead bildirimlerini alması gereken ekip üyelerini davet edin. Make’in mesajı bir app adına göndermesi gerekiyorsa, workspace izinlerinin app kurulumuna ve o kanala mesaj göndermeye izin verdiğinden emin olun.

Son olarak, app’leri Make’te bağlayın. Make içinde Connections’ı açıp Typeform, HubSpot ve Slack’i ekleyin; ya da araç öneriyorsa doğrudan scenario içinde bağlayın. Typeform yanıtlarını okuyabilen, HubSpot’ta kayıt oluşturup güncelleyebilen ve seçilen Slack kanalına mesaj gönderebilen yeterli izinlere sahip hesaplar kullanın. Her bağlantıya «HubSpot Sales Workspace» gibi net bir ad verin; «My connection» gibi belirsiz adlar kullanmayın. Böylece kurulum ileride çok daha kolay yönetilir.

Form, CRM property’leri, Slack kanalı ve Make bağlantıları hazır olduğunda trigger’ı yapılandırabilir ve Typeform’un her gönderimde gerçekten kullanışlı veri verdiğinden emin olabilirsiniz.

E-posta, duplikasyonları önlemek için genellikle en güvenilir kimliktir; yalnızca ad veya şirket adına göre eşleştirmeyin, çünkü aynı veriyi paylaşan iki kişi olabilir.

03🚦Typeform trigger’ını oluştur

Make’te yeni bir scenario oluştur ve ilk modülü ekle. Typeform aratıp trigger olarak Watch Responses seçin. Bu modül, form gönderilir gönderilmez otomasyonu tetikler; bu yüzden scenario’daki ilk öğe olmalıdır.

Make bir webhook oluşturmanızı isterse Create a webhook seçin. Typeform lead intake webhook gibi açık bir ad verin ve Typeform hesabınızı bağlayın. Yetkilendirmeden sonra, az önce planladığınız formu birebir seçin. Workspace’te test formu, eski sürüm veya benzer isimli form varsa, Make’te seçmeden önce Typeform’u başka bir sekmede açıp başlık ve soru listesini karşılaştırın.

Formu seçtikten sonra, Make’in yanıt yapısını anlaması için gerçek bir gönderim gerekir. Make’te Run once’a tıklayın ve ardından tarayıcının başka bir sekmesinde Typeform’un herkese açık URL’sini açın. Net örnek değerlerle bir test lead’i gönderin, örneğin:

• Ad: Test Lead
• E-posta: [email protected]
• Şirket: Example Company
• İlgi: Demo request
• Bütçe veya şirket büyüklüğü: gerçekçi bir değer
• Mesaj: Testing Make field capture

Make’e geri dönün ve trigger balonunun bundle almasını bekleyin. Bundle’ı açıp sonuçları dikkatle inceleyin. Her Typeform sorusunun, yalnızca dahili field identifier’ı değil, kullanılabilir bir değerle geldiğinden emin olun. Özellikle çoktan seçmeli yanıtları, telefon numarasını, checkbox’ları, hidden field’ları ve metin yanıtlarını kontrol edin. Boş değer, belirsiz etiket veya eksik field görürseniz Typeform’a geri dönün, soruların yayınlandığını doğrulayın ve yeni bir yanıt gönderin.

Trigger modülünün adını daha spesifik bir şeyle değiştirin; örneğin New Typeform lead submitted. Bu, ileride HubSpot ve Slack modüllerini eklerken hata ayıklamayı kolaylaştırır.

Şimdi Make temiz bir test yanıtına sahip olduğuna göre, bu alanları tahmin etmeden HubSpot’a gönderebilirsiniz.

04🧹Lead’i HubSpot’a temiz şekilde gönder

Typeform trigger’ından hemen sonra HubSpot adımını ekleyin, ancak önce Contact oluşturmayın. Scenario’nun kişinin sistemde zaten olup olmadığını anlaması için önce bir contact araması yapın. Make’te HubSpot CRM > Search for CRM Objects ekleyin, Contacts seçin ve Typeform yanıtındaki e-posta ile arama yapın. Şu filtreyi kullanın:

• Property: email
• Operator: EQ
• Value: Typeform’daki e-posta alanı

Aramayı 1 sonuç ile sınırlandırın. E-posta, duplikasyonları önlemek için genellikle en güvenilir kimliktir; yalnızca ad veya şirket adına göre eşleştirme yapmayın, çünkü aynı veriyi paylaşan iki kişi olabilir.

Sonra akışı bir filter ile ayırın. Arama bir Contact ID döndürürse HubSpot CRM > Update a CRM Object kullanın ve yalnızca üzerine yazmak istediğiniz alanları map’leyin. İyi seçenekler: telefon numarası, role, şirket adı, Lifecycle Stage, Lead Status ve son yanıt detayları. Contact bulunamazsa HubSpot CRM > Create a CRM Object kullanın ve gerekli property’lerle yeni contact oluşturun.

Typeform yanıtlarını bilinçli şekilde eşleştirin. Örneğin:

• Typeform «Full name» → ad ve soyad ayrıysa firstname ve lastname; değilse tam değeri özel bir metin field’ında saklayın
• Typeform «Email» → email
• Typeform «Company» → company
• Typeform «What do you need help with?» → lead_need gibi özel bir property
• Campaign, sayfa URL’si veya referrer gibi Typeform hidden field’ları → kaynak takibi için property

Raporları temiz tutmak için sabit değerler de ekleyin; örneğin lead_source = Typeform, original_channel = Website form veya form_name = Demo request. Deal oluşturmak istiyorsanız, contact mevcut olduğunda ayrı bir Create Deal HubSpot adımı ekleyin ve deal’i dönen contact ID’ye bağlayın.

Modülü bir kez çalıştırın ve devam etmeden önce HubSpot’taki kaydı açın. Doğru field’ların güncellendiğini, duplikasyon oluşmadığını ve source detaylarının lead’in nereden geldiğini gösterdiğini doğrulayın. HubSpot temiz bir kayıt ve kullanılabilir bir contact linki ya da ID döndürüyorsa, bu bilgi Slack bildiriminde kullanılabilir.

05📣Slack’te kullanışlı bildirimler gönder

HubSpot adımı başarılı olduktan sonra, ekibin lead’i hâlâ sıcakken görebilmesi için bir Slack modülü ekleyin. Make’te HubSpot Create veya Update modülünden sonra + simgesine tıklayın, Slack seçin ve ardından Create a Message’ı seçin. Önceden hazırladığınız kanalı seçin; örneğin #new-leads, #sales-alerts veya ekibin bölgesel kanalı.

Mesajı ham veri yığını yerine kısa bir lead özeti olarak yazın. Bir kişinin hızlıca cevap verip vermemeye karar vermesi için gerekli alanları ekleyin:

:new: New Typeform lead

*Name:* {{First name}} {{Last name}}
*Company:* {{Company}}
*Email:* {{Email}}
*Need:* {{What are you looking for?}}
*Budget / size:* {{Budget or team size}}
*Timeline:* {{Timeline}}
*Source:* Typeform – {{Form name}}

*HubSpot:* {{HubSpot contact URL}}

Slack formatını kullanarak bildirimi okunabilir hale getirin: kalın etiketler, satır sonları ve başta tek bir emoji yeterlidir. HubSpot modülü tam URL döndürmüyor da yalnızca nesne ID’si veriyorsa, HubSpot portal ID’si ve contact ID’sini kullanarak Make içinde metin eşleştirmesiyle URL’yi oluşturun ve Slack mesajına bunu yerleştirin.

Yalnızca iş akışını gerçekten hızlandırıyorsa routing ekleyin. Örneğin, Slack’ten önce Make’e bir Router ekleyin: bir yol enterprise lead’leri #enterprise-sales kanalına gönderirken, diğer yol daha küçük talepleri #inbound-leads kanalına yönlendirsin. Her yolu şirket büyüklüğü, ülke, ürün ilgisi veya aciliyet gibi Typeform yanıtlarına göre filtreleyin. Lead net kriterleri karşılıyorsa, belirli bir kişiyi ya da user group’u da etiketleyebilirsiniz; örneğin Sales grubu için <!subteam^TEAMID> ya da owner adı. Her mesajda kişileri etiketlemeyin; aksi halde kanal bildirimleri görmezden gelmeye başlar.

Slack mesajı kişisel veri içeriyorsa, bunu özel bir sales kanalında tutun ve içeriği ekibin gerçekten ihtiyaç duyduğu bilgilerle sınırlayın. Bildirim okunaklı ve doğru yönlendirilmiş hale geldiğinde, üretime almadan önce format, mapping ve izin sorunlarını bulmak için tüm scenario’yu bir test gönderimiyle deneyin.

06🔧Test et, izle ve sorunları düzelt

Scenario’yu yayınlamadan önce manuel olarak çalıştırın. Make’te Run once’a tıklayın ve Typeform’dan gerçekçi verilerle yeni bir test kaydı gönderin: tam ad, geçerli e-posta, şirket adı, varsa telefon numarası ve «Budget: High» ya da «Team size: 50–100» gibi bir nitelendirme yanıtı. Her modülün çalışmasını sırayla izleyin. Başarılı bir akışta önce Typeform bundle’ı, sonra HubSpot’ta contact arama ya da oluşturma/güncelleme sonucu ve en sonunda Slack mesajı görünmelidir.

HubSpot’u açın ve contact kaydında map edilen field’ların, source detaylarının ve uygun lifecycle ya da pipeline değerlerinin bulunduğunu doğrulayın. Ardından Slack’i açıp bildirimi üç açıdan kontrol edin: lead’in ana verileri, HubSpot kaydına bağlantı ve routing ya da kanal mantığı etiketi. Teknik olarak mesaj gitmiş olsa bile, okunması zorsa hemen düzenleyin; ekip bunu kullanacak.

Kontroller başarılı olduktan sonra Make’te scenario zamanlamasını açın. Gerçek zamanlı Typeform trigger’ı kullanıyorsanız, scenario’yu dinleme modunda bırakmanız yeterli olur. Polling trigger kullanıyorsanız, lead’in ne kadar hızlı işlenmesi gerektiğine bağlı olarak her 5 ya da 15 dakikada bir gibi makul bir aralık seçin.

İlk teşhis noktası olarak Make’te Scenario history’yi kullanın. Başarısız çalıştırmayı açıp kırmızıyla vurgulanan modüle bakın. En yaygın düzeltmeler şunlardır:

• Eksik field: Typeform’dan tam bir örneği yeniden gönderin ve boş ya da adı değişmiş field’ları map edin.
• Süresi dolmuş bağlantı: Connections içinde Typeform, HubSpot veya Slack bağlantısını yeniden yetkilendirin, ardından başarısız bundle’ı tekrar çalıştırın.
• Duplicate contact: Yeni contact oluşturmadan önce HubSpot aramasının tek değişken olarak e-postayı kullandığından emin olun.
• Slack gönderim sorunu: Kanalın hâlâ mevcut olup olmadığını, botun erişimi bulunup bulunmadığını ve mapping’deki metin alanlarının boş olmadığını kontrol edin.
• Bozuk HubSpot linki: Contact oluşturan ya da güncelleyen HubSpot modülünden dönen contact ID’yi veya record URL’yi map edin.

İlk gün boyunca scenario geçmişini temiz tutun: birkaç gerçek gönderimi kontrol edin, hataları hemen düzeltin ve düzelttikten sonra başarısız bundle’ları yeniden çalıştırın.

Typeform’dan HubSpot’a ve ardından Slack’e uzanan güvenilir bir otomasyon, hazırlıkla kurulur: önce transfer workflow’unu planlayın, doğru CRM field’larını oluşturun ve yayına almadan önce her şeyi gerçekçi gönderimlerle test edin. En önemli koruma, e-postaya göre duplikasyonu önlemek, field’ları doğru eşleştirmek ve ekibin ham form formatını çözmek zorunda kalmadan aksiyon alabileceği Slack bildirimleri göndermektir.

Bu hafta en basit sürümle başlayın: tek form, HubSpot’ta tek contact akışı ve tek Slack kanalı. Deal oluşturma, owner bazlı routing ve ek Slack rotalarını yalnızca temel zincir kusursuz çalıştıktan sonra ekleyin. Daha gelecek hafta bile sales ekibiniz daha düzenli bir lead kuyruğuna, daha hızlı follow-up’a ve ölçeklenmeye hazır bir otomasyon temeline sahip olabilir.